Behandling av personopplysningar om deg som tilsett

Personopplysningar er alle opplysningar som kan knytast til deg som enkeltperson.

Vi registrerer namn, alder, kjønn, bustadsadresse, e-postadresse og telefonnummer. I tillegg oppbevarer vi kontonummer for utbetaling av løn. For å eventuelt registrere talet på sjukedagar i sambandmed sjukt barn, treng vi opplysningar om talet på born og deira alder. I tillegg til dette registrer vi bilde av deg på ditt adgangskort som også fungerer som lånekort ved biblioteket.

I samband med tilsetjingsprosessen vil vi også lagre CV og uttalar frå referansar og interne vurderingar for resten av tilsetjingsforholdet.

Det er også nødvendig å behandle dine helseopplysningar i samband med sjukefråvær og sjukmeldingar, samt tilhøyrande sjukefråversoppfølging. HMS-regelverket kan gjere det nødvendig å lagre opplysningar om personskade og ulykker. Ved behov kan det også vere nødvendig å lagre opplysningar om allergi og eventuell spesialdiett.

Eventuelt fagforeningsmedlemskap vert lagra dersom dette er nødvendig for trekk av kontingent eller avlønning, samt for gjennomføring av årlege lønsforhandlingar.

Det vil vere opplysningar som tilsetjingsdato, stilling, stillingsbeskrivelse, andre evalueringer,  som til dømes Arbeids- og klimaundersøkelsen, ARK, lønsutvikling og informasjon knytt til di karriereutvikling. 

Følgjande verksemdssystem vert nytta hjå HVO:

• SAP/ESS/MSS
• Public 360
• JobbNorge
• BIBSYS
• KGV
• Agresso
• Basware PM
• Basware Invoice
• Digital Postkasse
• Leganto
• Plagiatkontroll
• Servey Xact
• CRIstin
• Nettskjema
• Secure
• Microsoft
• FEIDE
• FS
• Fagpersonweb
• Canvas
• Inspera
• Timeedit

Under er lista dei mest sentrale formåla som personopplysningane vert brukt til. Det rettslege grunnlaget er anten at behandlinga er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen med deg, at vi er pålagt behandlinga i lov, eller at vi har ei  berettiga interesse i behandlinga som overstig eventuell personvernmessig ulempe for deg.

• Vi treng å bekrefte din identitet og din bakgrunn og brukar din kontaktinformasjon og avgitte opplysningar samt opplysningar frå bla anna referanser.
• Vi treng å administrere arbeidsforholdet og di karriereutvikling og brukar dei mange ulike opplysningane som vert generert medan du er tilsett hjå oss til dette.
• Vi treng å utbetale lønn og andre økonomiske kompensasjonar, samt pensjonsforpliktelsar og forsikringsordningar og bruker dine lønsrelaterte opplysningar til dette
• Vi kan ønske å bruke ditt bilde ifbm markedsføring av HVO, men dette gjer vi kun på basis av ditt samtykke og du står fritt til å trekkje slikt samtykke tilbake
• Vi treng å sikre våre system og verksemda sine kontor og lokale, samt å trygge sikkerheit på arbeidsplassen og nyttar logginformasjon frå mange ulike system og loggar frå video- og adgangskontrollsystem til dette.
• Vi treng å handsame klager, varslar og advarsel og brukar dei mange ulike opplysningane som vert generert medan du er tilsett ved HVO.
• Vi treng å registrere ein del opplysningar for bokføringsformål og brukar typisk dine lønsrelaterte opplysningar til dette, men også førte timar kan vere nødvendig å lagre for å ivareta forpliktelsar.

Vi nyttar databehandlarar som bistår oss med ulike prosessar. Ulike typer kategoriar av databehandlarar er lista opp under:

• Leverandør som driftar it-system
• Leverandør som bistår med køyring av løn
• Leverandør som bistår med drift av ulike kjernesystem
• Leverandør som driftar rekrutteringssystem
• Leverandør som driftar arkivsystem
• Leverandør som driftar reiseverksemd

I samband med reiser vil dine kontaktdata verte delt med Egencia. Egencia er databehandlar i denne samanheng og det er inngått databehandlaravtale mellom HVO og Egencia.

Offentlege myndigheiter pålegg oss å for eksempel dele dine personopplysningar med skatteetaten og NAV.

HVO forsikrar at dine personopplysningar vert lagra i henhald til personvernreglementet sine reglar for geografisk lagring. Eventuell lagring i tredjestatar vert gjort på lovleg måte gjennom EU sine godtekne overføringsmekanismar. Dersom det er ønskeleg med konkret informasjon om kvar dei enkelte personopplysningar vert lagra, kan du ta kontakt med postmottak@hivolda.no.

Vi lagrar dine personopplysningar så kort som mogleg og kun så lenge det er nødvendig eller vi er pålagde lagring ved lov. Vi har behov for fleire opplysningar om deg medan du er tilsett og svært få etter at tilsetjingsforholdet er avslutta. Under er ei oversikt over kor lenge vi oppbevarar dei aktuelle opplysningane:

• CV: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Søknad: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Attestar: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Referanseuttalar: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Interne vurderingar ved tilsetjing: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Vitnemål: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Innstilling: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Arbeidsavtalen: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Godkjende bierverv/tillitsverv: Vert lagra så lenge dei er aktive, innanfor tilsetjingstida
• Permisjonar: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Lønsprotokoll: Vert lagra i HVO si levetid
• Info om fagforeiningsmedlemskap: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Skattetrekk: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Lønsslippar: Vert lagra i henhald til gjeldande bokføringsreglar
• Timelister: Vert lagra i henhald til gjeldande bokføringsreglar
• Arbeidsplan: Vert lagra i henhald til gjeldande bokføringsreglar
• Overtidsregistrering: Vert lagra i henhald til gjeldande bokføringsreglar
• Reiserekninger: Vert lagra i henhald til gjeldande bokføringsreglar
• Arbeidstid: Vert lagra i henhald til gjeldande bokføringsreglar
• Sjukmeldingar, sjukeperioden: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Sjukefråversoppfølging: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Akaninformasjon: Vert lagra minimum 2 år, aldri lenger enn 5 år
• HMS-avviksmelding: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Varslingar:Vert lagra heile tilsetjingstida
• Varslingsrapport: Vert lagra i HVO si levetid
• Disiplinærvedtak: Vert lagra i 5 år, med mindre særlege forhold talar for lengre lagring
• Advarslar: Vert lagra i 5 år, med mindre særlege forhold talar for lengre lagring
• Ordensstraff: Vert lagra i 5 år, med mindre særlege forhold talar for lengre lagring
• Medarbeiderevaluering: Vert lagra heile tilsetjingstida
• Medarbeiderundersøking: Vert lagra i HVO si levetid

Vi vil uansett lagre opplysningar så lenge det følgjer av lov, og der det oppstår særlege behov, til dømes ved klager eller krav retta mot oss, eller av oss.

Personvernregelverket gir deg ei rekkje rettar knytte til dine personopplysningar.

Sjølv om denne personvernerklæringa gir mykje informasjon, kan du be om meir inngåande informasjon om korleis vi behandlar opplysningar om deg og du har rett til innsyn i dine personopplysningar. Dersom dine personopplysningar er feil, har du rett til å få retta dei.

Personopplysningar vi eventuelt ikkje har grunnlag for å behandle, skal slettast og du kan kreve dette gjort om vi ikke har sørga for det på eige initiativ. Du kan be om at vi begrensar bruken av dine opplysningar. Du har rett til såkalt dataportabilitet og å be om at dine personopplysningar vert overført til deg eller til ei anna verksemd i eit strukturelt, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysningar. Du kan også motsette deg å vere gjenstand for helt automatiserte individuelle avgjersler av rettsleg karakter.

Dersom du meinar at vi behandlar dine personopplysningar utan rettsleg grunnlag, kan du klage til Datatilsynet, men vi anmodar deg å kontakte oss slik at vi dels kan ta stilling til dine innvendingar og dels at vi kan oppklare eventuelle misforståingar.

Personvernregelverket har omfattande bestemmelsar om rettane ovanfor og det kan gjelde unntak fra enkelte rettar. Dersom du ynskjer å gjere bruk av rettane, sender du ein e-post til postmottak@hivolda.no og vi vil svare så fort som mogleg, og normalt innan 30 dager.

Personvernregelverket opnar for at vi i bestemte tilfelle kan gjere innsyn i di e-postkasse, mobiltelefon og anna utstyr som du disponerer. Typisk kan dette skje dersom det er nødvendig for å ivareta den daglege drifta eller andre berettiga interesser ved verksemda eller begrunna mistanke om at dine handlingar er eit grovt brot på dei plikter som følgjer av arbeidsforholdet eller kan gi grunn for oppseiing eller avskjed. Alt slikt innsyn vert gjort i henhald til lovverket.

Personvernregelverket opnar for at vi i bestemte situasjonar kan gjennomføre kameraovervåking. Formålet med overvåkinga er å forebygge og oppklare ved mistanke om straffbare handlingar. Videomaterialet vert kun utlevert kun til politi etter forespurnad og med heimel i lov.

Det er automatisk sletting av data etter 7 døgn. All overvåking vert handtert internt ved HVO. Dette inkluderer også serverar som vert drifta av IT ved HVO.

Har du spørsmål om personvern? 

• Personvernombod: Cecilie Røeggen
• Telefonnummer: 700 75 073
• E-postadresse: personvernombod@hivolda.no
• Adresse: Høgskulen i Volda, Postboks 500, 6101 Volda.