FS Personvernerklæring

Personvernerklæring for Felles studentsystem (FS) 

-for søkere og studenter 

Sist endret: 12.12.2022

Innhold: 
1) Kort om Felles studentsystem (FS) 
2) Hva er en personvernerklæring? 
3) Hva regnes som personopplysninger? 
4) Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS 
5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger? 
6) I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling 
7) Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger? 
8) Vi utleverer dine personopplysninger til andre 
9) Sikkerheten rundt dine personopplysninger  
10) Dine rettigheter  
11) Kontakt 

 1) Kort om Felles studentsystem (FS) 
Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved Høgskulen i Volda vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS. 

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. 

2) Hva er en personvernerklæring? 
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Høgskulen i Volda håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte. 

3) Hva regnes som personopplysninger? 
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.  

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.  

4) Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS 
Formål 
Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.  

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs. 

Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Høgskulen i Volda. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb. 

Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil Høgskulen i Volda gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Høgskulen i Volda vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST. 

Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt. 

• Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles. 
• Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.  
• Hvis Høgskulen i Volda mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket. 
   

8) Vi utleverer dine personopplysninger til andre  
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Høgskulen i Volda kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig. Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.   

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)  
FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. 

Studentsamskipnaden i Volda 
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Høgskulen i Volda. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt. 

Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret) 
Høgskulen i Volda sender ikke personopplysninger om deg til Folkeregisteret for adressevask. Du må selv sørge for at du har rett adresse i Studentweb. 

Lånekassen
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved. 

Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter). 

Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.  

Brukeradministrative system 
For at du skal få en konto ved Høgskulen i Volda, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter eDirectory. I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, bilde, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen fra FS til eDirectory.  

Instructure (Leverandør av Canvas)  
Ved Høgskulen i Volda benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure, som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til dine personopplysninger. 

Inspera Assesment (Leverandør av digitalt eksamenssystem) 
Ved Høgskulen i Volda benyttes eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Inspera Assessment.  Inspera, som utvikler og drifter Inspera Assessment vil ha tilgang til dine personopplysninger. 

TimeEdit (Leverandør av timeplansystem) 
Ved Høgskulen i Volda benyttes timeplansystemet TimeEdit for å planlegge undervisning og eksamen. TimeEdit, som utvikler og drifter TimeEdit vil ha tilgang til dine personopplysninger. 

Kong Arthur (Leverandør av integrasjonstjenester til Canvas, timeplansystem) 
For at det skal være mulig å benytte systemer slik som TimeEdit og Canvas overføres det personopplysninger fra FS til nevnte systemer. Kong Arthur, som utvikler og drifter slike integrasjonstjenester som overfører data mellom systemer vil ha tilgang til dine personopplysninger. 

UBW - Unit4 Business World (Agresso) (Leverandør av økonomisystem)  
Ved Høgskulen i Volda vert betaling av semesteravgift handsama i UBW - Unit4 Business World (Agresso). UBW får ikkje tilgang til nokon av dine personopplysningar.  

Andre universiteter og høgskoler 

• Søknad om opptak gjennom Samordna opptak 
  Når du søker om opptak til Høgskulen i Volda gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Høgskulen i Volda. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak. 

• Godkjenning av utenlandske studier 
  Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS. 

• Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd 
  I tilfeller hvor det er registrert at Høgskulen i Volda har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falske vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST. 

NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 
Godkjenning av utenlandske studier 
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.  

BIBSYS/leverandør av annet biblioteksystem 
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Høgskulen i Volda, og ta i bruk  bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS/annet biblioteksystem. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.  

Helsedirektoratet 
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil Høgskulen i Volda sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium. 

Utlevering av personopplysninger etter offentleglova 

I tilfeller hvor Høgskulen i Volda mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Høgskulen i Volda sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen. 

9) Sikkerheten rundt dine personopplysninger  
Høgskulen i Volda gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges. 

10) Dine rettigheter
Rett til informasjon og innsyn  
Du har krav på å få informasjon om hvordan Høgskulen i Volda behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.  

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Høgskulen i Volda. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.  

Rett til korrigering  
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle. 

Rett til å begrense behandlingen 
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede. 

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.  

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.  

Rett til sletting 
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.  

Rett til å fremme innsigelse 
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.  

Rett til å klage over behandlingen 
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.  

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.   

11) Kontakt 
Behandlingsansvarlig  
Høgskulen i Volda er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7.  

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 10 ovenfor,  kan du ta kontakt på postmottak@hivolda.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. 

Personvernombud 
Høgskulen i Volda har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Høgskulen i Volda. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Høgskulen i Volda kan nås via e-post: personvernombod@hivolda.no 

Tjenesteleverandør 
Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Sikt utvikler og forvalter FS og at Sikt har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Sikt tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Sikt: kontakt@sikt.no