IFA - informasjon frå fellesadministrasjonen

Budsjett 1999
Som tidlegare meldt var framlegget til vårt nettobudsjett for 1999 om lag 124 mill kr som nominelt var 16,1 mill meir enn i år. I utgangspunktet såg det bra ut i relativ vekst, men etter korrigering for husleige på Berte Kanutte-huset, drift av same, meirpraksis i allmennlærarutdanninga og lønnsstigning kom vi fram til ein nominell nedgang på minst 2 - 2,5 mill kr.

Situasjonen var så alvorleg at underteikna reiste på KUF-vitjing. Etter mykje diskusjon og mange granskingar, fann vi ut at KUF i alle høve har gjort to store feil: Gløymt å legge inn korrekt husleige på Berte Kanutte-huset, 1,1 mill for lite, og gløymt drifting av Berte Kanutte-huset, om lag 1,5 mill. Etter desse korrigeringane har vi truleg om lag same nominelle sum som i fjor, dvs ein viss reell nedgang pga prisstigninga. Krisebudsjett kan vi kanskje ikkje kalle det, men endå trongare enn i fjor er det nok.
Jan Driveklepp


Nytt datasystem for studieadministrasjonen - År 2000
Studieadministrasjonen bruker et studieadministrativt datasystem i DOS (M-STAS). Dette systemet vil være ubrukelig fra 31.12.99. Vi skal derfor gå over til et Windowsbasert datasystem i løpet av februar 1999. Opptaket gikk over fra DOS til Windows i fjor vår.

For å få til en god overgang har vi et stort arbeid foran oss. Vi skal harmonisere kodene som vi bruker for de forskjellige studiene; der har det vært ulik praksis og mye "klattverk". I tillegg må vi synkronisere strukturforskjeller i det gamle og det nye systemet.
Før vi kan konvertere til nytt system må vi "prekvalifisere databasen vår", dvs at vi bruker et sett med dataprogrammer som gjennomløper alle data i gamle M-STAS for å sikre kvaliteten og for å få vite hvilken feil og mangler som ligger i dataene i dagens system. Vi må rette opp alle feilene før vi kan konvertere. Dette kan innebære mye arbeid: for eksempel hadde Høgskolen i Vestfold 192.000 feil; vi håper at vi har litt færre feil. Vi starter med dette arbeidet i disse dager.

Når alle feil er opprettet og alt er funnet i orden, blir det etablert en Oracledatebasestruktur. Deretter blir den gamle systemet stengt for bruk, og hele M-STAS blir komprimert og sendt til leverandøren for konvertering til en Oracledatabase. Når basedata har blitt importert i vår oracle-base kan det åpnes for M-STAS Windows.

Ute av drift
Vi må få med at M-STAS studieadministrasjonen er ute av drift i hvert fall i 3 dager, og at det vil være en god del feil og mangler i startfasen. Vår største utfordring er at vi skal rapportere til NSD (1. mars) og eksamen skal planlegges i samme perioden. Spesielt det siste er komplisert og vi må nok regne med en del forsinkelser i forbindelse med dette.

Det er et stort løft for studieadministrasjonen og IT-avdelingen å innføre det nye systemet, også økonomisk - systemet med server, lisenser og konvertering, koster ca. kr. 300.000. Det vil gi større fleksibilitet, i tillegg til at strukturen byr på en mer differensiert bruk. Vi ser at mulighetene for å lage statistikk er utvidet og forbedret, noe som vil komme alle til gode.
Alt dette fører til at brukergrensesnittet er mer komplisert og det vil kreve mye opplæring for alle.

Vi håper at alle vil vise forståelse for at det sannsynligvis vil være innkjøringsproblemer og forsinkelser i studieadministrasjonen neste vår.
Gonnie Smit Løseth

FoU-dokumentasjon - registrering i FORSDOK.
Biblioteket ved Bergljot M. Worren, har ansvar for denne funksjonen.

Alle fagleg tilsette skal dokumentere sin FoU-innsats - og alle FoU-resultat skal registrerast i FORSKDOK. Intensjonen er at det er den tilsette sjølv som skal registrere arbeidet sitt. Bergljot gir opplæring i bruk av basen. Ta kontakt!

Du kan registrere heile året. Det blir berre sett ein frist for årsmeldinga. Har du arbeid frå tidlegare som
du ikkje har fått med, bør du bruke litt tid på å leggje desse inn i basen.
For den som absolutt ikkje ønskjer å registrere sjølv, må dokumentasjon leverast til Bergljot straks eit arbeid er gjort.
Elles ønskjer Bergljot tilbakemeldingar frå dei som har brukt basen aktivt, både til søking, registrering og bruk av statistikk. Kom gjerne med innspel om endringar/forbetringar - konstruktiv kritikk. Materialet vil bli teke med til BIBSYS-møte i Tromsø 9-12. november. Frode F. Birkeland



Kursrom på biblioteket
Bibioteket har no teke i bruk kursrommet sitt. Dei to siste vekene har vi dagleg halde kurs i Bibsys for studentane. Vi held fram med eitt Bibsys-kurs i veka fram til jul. Disse kursa er opne for alle, og også tilsette er hjarteleg velkomne. Tid: Kvar tysdag kl.14.15-15.00. Påmelding ikkje nødvendig.
Elles har biblioteket også fått abonnement på to nye databasetenester. Du finn begge på heimesida vår. NORART (Norske tidsskriftartiklar) er ein indeks over artiklar i 460 norske tidsskrift.

ISI-basane er ein teneste frå Institute of Scientific Information. Her finn du referansar til artiklar frå fleire tusen vitskapelege tidsskrift. Biblioteket held kurs i ISI-basane i veke 49-51. Meir informasjon om kurset vert sendt ut seinare. Frode F. Birkeland



Lån og utleige av rom ved HVO
Enkelte har spurt om korleis lån og utleige av lokale ved HVO fungerer, så det er kanskje behov for ei lita orientering:
I Idrettsbygget vert både gymsalar og symjehallen handtert av Studentsamskipnaden på vegne av HVO. Dette gjeld kveldstid og i helgane. Dei tek seg av booking, sender ut ordrestadfesting krev inn betalinga.
Undervisingsrom vert på dagtid måndag-fredag handtert av studieadministrasjonen. Kontaktperson er Stig Årdal.
Når timeplanane er lagt og plassert på UV-rom, er 'resten' ledig for utlån eller utleige. Dette gjeld stort sett etter klokka 17 og i helgane. Utlån og utleige av alle slike rom ved HVO vert handtert frå drift, med kontaktperson Leif Strand.

Sidan undervising har førsteprioritet er det viktig at dei som har trong for UV-rom utover det timeplanfesta seier frå. Elles kan romet verte utlånt til andre, enten interne eller eksterne.
Det er ei gråsone der det er lagt opp til at studentane kan jobbe vidare i klasserommet etter at den timeplanfesta undervisinga er ferdig. Kanskje bør det leggast inn ein "buffer" slik at romet ikkje framstår som ledig. Det er vidare ei gråsone rundt spesialrom, der studentane har behov for å kunne øve i tida utanom timeplanen. Dette gjeld for eksempel Aud C og 01 i Kaarstad-huset. Desse gråsonene må det jobbast vidare med, for å unngå konflikter.

Av og til kjem det melding om bruk av rom på kveldstid eller i helgane som tyder på at enkelte "har teke seg til rette". Det er unødvendig, sidan det er høve til å "booke" romet og vere sikker på at det er reservert. Elles kan romet vere oppteke av andre. Og det er særleg viktig med ordna former rundt gråsone-roma.
Leif Roar Strand